Anexo de Tratamiento de Datos (DPA)

Este documento está preparado como base contractual pre-lanzamiento. Debe ser revisado por asesoría jurídica competente antes de utilizarse como acuerdo definitivo en jurisdicciones que exijan formalidades adicionales, cláusulas contractuales tipo u otros anexos regulatorios específicos.

Este Data Processing Addendum (el “DPA”) forma parte de los Términos de Servicio u otro acuerdo aplicable entre NEXORANETWORK LLC (“NEXORANETWORK”, “Proveedor”, “Encargado” o “Procesador”, según corresponda) y la persona jurídica o Workspace que utiliza ScaleOps AI (“Cliente”, “Workspace”, “Responsable” o “Controlador”, según corresponda).

El DPA regula el tratamiento de Datos Personales que NEXORANETWORK LLC realiza por cuenta del Cliente para prestar ScaleOps AI, cuando el Cliente determina los fines y medios principales del tratamiento. En caso de conflicto sobre materias de protección de datos, este DPA prevalece en la medida necesaria sobre disposiciones generales incompatibles de los Términos.

Respecto de los datos de clientes, leads, contactos, empleados, proveedores y demás terceros incorporados, sincronizados o recibidos por un Workspace, el Cliente actúa normalmente como Responsable/Controlador y NEXORANETWORK LLC actúa como Encargado/Procesador al prestar ScaleOps AI.

NEXORANETWORK LLC puede actuar como Responsable/Controlador independiente respecto de datos tratados para finalidades propias legítimas, tales como administración de cuentas, seguridad, prevención de fraude y abuso, facturación, cumplimiento legal, defensa de derechos, gestión de soporte y operación interna del Servicio, en la medida permitida por la normativa aplicable.

El Cliente instruye a NEXORANETWORK LLC a tratar los Datos Personales únicamente para prestar, mantener, asegurar y dar soporte a ScaleOps AI; ejecutar las configuraciones del Workspace; operar integraciones autorizadas; procesar automatizaciones e inteligencia artificial habilitadas; y cumplir instrucciones adicionales compatibles con el Servicio y la ley.

NEXORANETWORK LLC no utilizará los Datos Personales tratados como Encargado para fines propios incompatibles con las instrucciones documentadas del Cliente, salvo obligación legal aplicable.

4.1 Interesados

• Usuarios y miembros del Workspace.
• Clientes, leads, prospectos y contactos del Cliente.
• Empleados, contratistas, proveedores y representantes del Cliente o de terceros.
• Personas que interactúan por canales conectados, incluidos mensajería y redes sociales.

4.2 Categorías de Datos Personales

• Datos de identificación y contacto: nombre, email, teléfono, identificadores de cuenta y perfiles.
• Datos de CRM y comerciales: pipeline, etapa, score, temperatura, oportunidades, actividades, notas y contexto comercial.
• Contenido de conversaciones y mensajería cuando el canal autorizado lo permita.
• Metadatos de uso, eventos, logs, direcciones IP, datos técnicos y de seguridad.
• Datos de configuración, permisos y pertenencia a Workspaces.
• Datos de facturación y suscripción, sin almacenar números completos de tarjeta cuando el procesamiento se delega en el proveedor de pagos.
• Prompts, respuestas, señales o contexto estrictamente necesario para funciones de inteligencia artificial habilitadas.
• Archivos, imágenes u otros contenidos cargados cuando una función del Servicio lo requiera.

El Cliente no deberá utilizar el Servicio para tratar categorías especiales o altamente sensibles de datos salvo que tenga una base jurídica válida, haya configurado salvaguardas adecuadas y el uso sea compatible con el Servicio y la normativa aplicable.

El tratamiento se realizará durante la vigencia de la relación contractual y durante los períodos adicionales estrictamente necesarios para seguridad, continuidad operativa, copias de respaldo, resolución de disputas, cumplimiento legal y eliminación técnica segura. La finalidad principal es prestar ScaleOps AI conforme a las instrucciones y configuraciones del Cliente.

• Contar con base jurídica, avisos, permisos y consentimientos requeridos para los datos incorporados o sincronizados.
• Configurar el Servicio de forma compatible con sus obligaciones regulatorias y contractuales.
• No instruir tratamientos ilícitos, discriminatorios, fraudulentos o incompatibles con derechos de terceros.
• Gestionar accesos, roles, permisos y credenciales de sus usuarios autorizados.
• Atender las obligaciones que le correspondan como Responsable/Controlador, incluidas solicitudes de titulares, transparencia y conservación.

• Tratar los Datos Personales conforme a instrucciones documentadas y a la normativa aplicable.
• Aplicar medidas técnicas y organizativas razonables y proporcionales al riesgo.
• Limitar el acceso a personal y proveedores que necesiten tratar datos para prestar el Servicio.
• Exigir confidencialidad a las personas autorizadas para tratar datos.
• Asistir razonablemente al Cliente, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información disponible, frente a solicitudes de titulares, evaluaciones de impacto e incidentes.
• Informar al Cliente si una instrucción parece infringir manifiestamente la normativa aplicable, cuando exista obligación o fundamento razonable para hacerlo.

ScaleOps AI implementa controles de acceso, aislamiento por Workspace/Tenant, RBAC/RLS, autenticación, registros de auditoría, cifrado en tránsito y otras medidas técnicas y organizativas razonables. Las medidas pueden evolucionar con el Servicio y no constituyen garantía absoluta contra todos los incidentes.

El Cliente reconoce que la seguridad es una responsabilidad compartida y que debe mantener dispositivos, cuentas, credenciales, permisos, endpoints e integraciones bajo su control de manera segura.

El Cliente otorga autorización general a NEXORANETWORK LLC para contratar subprocesadores necesarios para prestar ScaleOps AI. La lista vigente se publica en /subprocessors y podrá actualizarse a medida que cambien los proveedores del Servicio.

Cuando un subprocesador trate Datos Personales por cuenta de NEXORANETWORK LLC, se procurará que esté sujeto a obligaciones de protección de datos compatibles con la naturaleza de los servicios prestados y con la normativa aplicable. NEXORANETWORK LLC seguirá siendo responsable de sus propias obligaciones contractuales frente al Cliente, sin perjuicio de las responsabilidades independientes que correspondan al subprocesador conforme a la ley.

Cuando el Cliente habilite funciones de inteligencia artificial, ScaleOps AI podrá enviar al proveedor seleccionado los datos estrictamente necesarios para generar respuestas, análisis, clasificación, scoring, recomendaciones, contenido u otras capacidades configuradas. Los proveedores y modalidades activas se identificarán en la Lista de Subprocesadores y/o en la configuración del Servicio cuando corresponda.

Las salidas de IA pueden contener errores u omisiones y no sustituyen la revisión humana cuando ésta sea requerida por ley, por la configuración del Workspace o por la naturaleza de la decisión. El Cliente es responsable de configurar y supervisar adecuadamente el uso de automatizaciones en sus procesos.

Si NEXORANETWORK LLC recibe una solicitud relacionada exclusivamente con datos tratados por cuenta de un Cliente, podrá remitir al solicitante al Cliente y, cuando sea razonablemente posible, asistir al Cliente para localizar, exportar, corregir, restringir o eliminar información dentro de las capacidades del Servicio. El Cliente conserva la responsabilidad principal de responder cuando actúe como Responsable/Controlador.

NEXORANETWORK LLC notificará al Cliente sin demora indebida cuando tenga conocimiento de un incidente de seguridad confirmado que afecte Datos Personales tratados por cuenta del Cliente y que deba ser comunicado conforme a la normativa aplicable. La notificación incluirá la información razonablemente disponible y podrá completarse por etapas.

La notificación de un incidente no constituye reconocimiento de culpa o responsabilidad. El Cliente será responsable de evaluar y efectuar, cuando le corresponda, las comunicaciones a titulares, autoridades o terceros.

El Cliente reconoce que ScaleOps AI utiliza infraestructura y proveedores internacionales. Cuando una transferencia internacional de Datos Personales requiera salvaguardas específicas, las partes aplicarán el mecanismo legal correspondiente, que puede incluir decisiones de adecuación, cláusulas contractuales tipo, anexos de transferencia, contratos con proveedores u otras garantías reconocidas por la normativa aplicable.

Para clientes sujetos a GDPR/UK GDPR u otros regímenes equivalentes, podrán incorporarse módulos SCC/IDTA u otros anexos requeridos mediante acuerdo escrito o mecanismo electrónico aceptado por las partes.

Al finalizar el Servicio, NEXORANETWORK LLC eliminará o anonimizará los Datos Personales tratados por cuenta del Cliente conforme a sus procedimientos técnicos, ciclos de respaldo y obligaciones legales, salvo que una norma exija conservar determinados datos o éstos deban preservarse temporalmente para seguridad, fraude, defensa de derechos o cumplimiento.

El Cliente es responsable de exportar la información que necesite conservar antes de la terminación, utilizando las herramientas disponibles o solicitando asistencia razonable cuando corresponda.

NEXORANETWORK LLC podrá poner a disposición información razonable sobre medidas de seguridad, auditorías, registros y proveedores para demostrar cumplimiento. Las auditorías extraordinarias solicitadas por un Cliente deberán ser proporcionales, proteger la confidencialidad y seguridad de otros clientes y no interferir indebidamente con la operación del Servicio. Los costos extraordinarios podrán ser asumidos por el Cliente cuando la ley lo permita.

Las responsabilidades derivadas de este DPA estarán sujetas a las limitaciones, exclusiones y asignaciones de riesgo establecidas en los Términos de Servicio o acuerdo principal, salvo que la normativa aplicable prohíba limitar una obligación específica.

Nada en este DPA libera a una parte de obligaciones legales propias que no puedan ser válidamente excluidas o transferidas.

Este DPA entra en vigor cuando el Cliente acepta los Términos o celebra un acuerdo que lo incorpore y permanecerá vigente mientras NEXORANETWORK LLC trate Datos Personales por cuenta del Cliente. Las actualizaciones materiales se publicarán con una fecha de última actualización y se comunicarán cuando la normativa o el contrato lo requieran.

NEXORANETWORK LLC — ScaleOps AI
Email: nexorallc.info@gmail.com
Dominio: scaleops-ia.com